¿Cuál es el futuro de la gestión de contenidos?

Revisar registros y documentos ocupa de media, casi dos tercios de la jornada de un trabajador, lo que obliga a las empresas a utilizar sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM) para hacer frente al enorme volumen de información. Estas herramientas permiten a las organizaciones coordinar toda su documentación en una única plataforma.

Muchas empresas se han dado cuenta de que están listas para desarrollar y, en algunos casos, incluso para abandonar estos sistemas y adoptar la flexibilidad que brinda la gestión de contenidos basada en la nube. Estamos seguros de que la capacidad de la nube para acelerar la colaboración, facilitar la creación de aplicaciones innovadoras y ofrecer almacenamiento permanente a un precio bajo, puede suponer el futuro de la gestión de contenidos.

Así ha sido la evolución de los gestores de contenidos (ECM) durante todos estos años.

Los gestores de contenidos han existido desde hace un cuarto de siglo y han mejorado a lo largo de los años, aunque han seguido conservando las características clave del conjunto de tecnologías en el que están basadas, las cuáles les llevó a gozar de un gran éxito. Los propietarios de negocios a veces se han sentido angustiados por el número de características técnicas, particularmente porque las organizaciones han tenido que incorporar más de un ECM, y a veces incluso uno por departamento. La agrupación de todos los software en un único sistema ha resultado ser un trabajo muy difícil para los departamentos IT.

“El 84% de las empresas utilizarán la tecnología cloud para sus contenidos”

La gestión de contenidos se encuentra en un claro período de transición de los softwares ECM a las plataformas en la nube. Tal y como muestra un estudio realizado por AIIM, cada vez son más las empresas que eligen servicios cloud u opciones híbridas que les ayuden a gestionar toda la documentación de la organización, utilizando un método más rentable y sencillo. Sin embargo, los modelos híbridos conllevan riesgos, como la ubicación de la información, la depreciación de las inversiones en productos hardware y el esfuerzo que conlleva cambiar de tecnología que, si se realiza de forma rápida, puede dar lugar a elevados costes y complicaciones, especialmente si la infraestructura aún no está preparada para tal cambio.

La tecnología cloud es el futuro.

Todos los problemas con los software de gestión de contenido empresarial (ECM), hicieron que Gartner considerara que la tecnología debería, quizás, pasar a la nube. La empresa de investigación presentó el nuevo concepto de la gestión de contenidos, como algo más flexible y dinámico. En lugar de aceptar un sistema independiente, las empresas diseñarían sus propios sistemas a medida. La terminología es menos importante que comprender que el entorno empresarial está cambiando, y las empresas tienen cada vez más dificultades para gestionar la abrumadora cantidad de contenidos y datos de un sinfín de dispositivos. La investigación respalda la opinión de Gartner de que una solución ECM está siendo reemplazada en cierta medida. Una encuesta llevada a cabo por AIIM a 231 empresas a principios de este año, mostró los altos niveles de interés de estos en el cambio de los sistemas de gestión de contenidos. Sólo el 15% de los encuestados afirmaron tener la intención de escoger una solución descentralizada, mientras que un tercio eligió una solución basada en la nube y otro 51% afirmaron estar desarrollando una solución híbrida que combinaba la gestión de contenidos local con los servicios en la nube. El enfoque híbrido es comprensible si se considera cuánto dinero se ha gastado a lo largo de los años en las soluciones anteriores. Las herramientas híbridas pueden ser una solución temporal eficaz cuanto más servicios de contenido se muevan hacia la nube. “Markets and Markets” han pronosticado que el tamaño de los servicios de gestión de contenidos empresariales (ECM) en la nube crecerá de 9.770 millones de dólares en 2017 a 34.420 millones de dólares en 2022.